Evenda.io auttaa käynnistämään tapahtuman verkkorekisteröinnin, keräämään osallistujia, hoitamaan vieraiden rekisteröinnin ja käyttämään kätevää tapahtumailmoittautumislomaketta osana yhtä työnkulkua.
Tämä sivu käsittelee nimenomaan tapahtuman ilmoittautumiskäytäntöä: ei QR-lippuja, ei sisäänkirjautumista eikä maksuja erillisenä tehtävänä, vaan nimenomaan sitä, miten järjestäjä voi kerätä osallistujien ilmoittautumiset tapahtumaan järjestelmällisemmin ja ilman kaoottista manuaalista työtä.
Järjestäjä ei yleensä tarvitse pelkkää lomaketta, vaan selkeän ja toistettavan tavan kutsua osallistujia tapahtumaan.
Tapahtumaan ilmoittautuminen verkossa on prosessi, jossa kävijä näkee tapahtumaa koskevat tiedot, täyttää ilmoittautumislomakkeen, jättää tarvittavat tiedot ja siirtyy selkeämpään osallistumisprosessiin. Järjestäjälle tämä on tapa paitsi kerätä yhteystietoja myös koota osallistujat järjestelmällisesti.
Siksi tapahtumaan ilmoittautuminen eroaa tavallisesta kyselylomakkeesta. Tärkeää ei ole pelkästään itse ilmoittautumislomake, vaan myös se, miten tiedot liittyvät tapahtumaan, miten niitä hyödynnetään jatkossa, miten vieraslistaa tarkastellaan ja miten sama prosessi toistetaan seuraavissa tapahtumissa.
Evenda.io auttaa luomaan selkeän prosessin tapahtuman luomisesta osallistujien ilmoittautumisten keräämiseen.
Järjestäjä määrittelee tapahtuman perusrakenteen, jonka pohjalta osallistujien ilmoittautuminen tapahtumaan avataan.
Tapahtuman ilmoittautumislomake mukautetaan kunkin tilanteen mukaan: mitä tietoja on kerättävä ja missä muodossa.
Voit määrittää pakolliset ja vapaaehtoiset kentät sekä lisäkysymyksiä, jos tapahtumaan tarvitaan tarkempia tietoja osallistujista.
Tapahtumaan voi käyttää ilmaista ilmoittautumista tai, jos se sopii käynnistyssuunnitelmaan, yhdistää ilmoittautumisen maksulliseen osallistumiseen.
Julkaisun jälkeen järjestäjä saa käyttövalmiin tapahtuman verkkorekisteröinnin, jota voi hyödyntää suoraan verkkosivuilla, uutiskirjeissä, sosiaalisessa mediassa ja kumppanikanavissa.
Tarvittaessa voidaan tämän jälkeen liittää mukaan työnkulun seuraavat vaiheet: tapahtumasivu, maksu, QR-koodilla tapahtuva pääsy tai sisäänkirjautuminen, menettämättä kuitenkaan itse rekisteröitymistä erillisenä kokonaisuutena.
Sivun keskeinen ajatus on, että tapahtumaan ilmoittautuminen on itsenäinen tuotetapahtuma. Liput, maksut ja sisäänpääsyn valvonta voivat olla seuraavia vaiheita, mutta ne eivät korvaa itse osallistujien keräämistä.
Ongelmat tulevat erityisen selvästi esiin, kun tapahtumaan osallistuvien vieraiden rekisteröinti tapahtuu manuaalisesti tai useiden erillisten työkalujen avulla.
Kun ilmoittautumiset saapuvat samanaikaisesti lomakkeista, viesteistä, kommenteista ja taulukoista, järjestäjän on vaikeampi saada kokonaiskuvaa osallistujista.
Erillinen lomake, erillinen taulukko, erilliset muistutukset ja erillinen sivu aiheuttavat turhia manuaalisia vaiheita saman rekisteröinnin yhteydessä.
Jos rekisteröityminen näyttää pelkältä lomakkeelta ilman tapahtuman kontekstia, osallistujan on vaikeampi ymmärtää, mitä hän tarkalleen ottaen vahvistaa ja mihin tiedot tallennetaan.
Mitä enemmän ihmisiä rekisteröityy, sitä vaikeampaa on ylläpitää järjestystä tiedoissa, tiloissa ja osallistujaluetteloissa manuaalisesti.
Järjestäjä ei tarvitse pelkkää vastausluetteloa, vaan toimivamman mallin tapahtuman osallistujien ilmoittautumisten käsittelyyn.
Jos jokainen uusi tapahtuma on järjestettävä alusta alkaen, säännölliset tapaamiset, työpajat, opastetut kierrokset ja muut koulutustapahtumat muuttuvat nopeasti vaikeasti hallittaviksi.
Evenda.io on hyödyllinen, kun tapahtumaan osallistujien rekisteröinti on osa johdonmukaisempaa ja toistettavaa tapahtumaprosessia.
Järjestäjä ei käytä erillistä lomaketta, vaan kattavampaa tapahtumaan ilmoittautumisen prosessia.
Ilmoittautuneita osallistujia koskevat tiedot pysyvät sidottuina tiettyyn tapahtumaan eivätkä hajoa eri taulukoihin ja kanaviin.
Osallistujien tietojen syöttämiseen, linkkien lähettämiseen ja rekisteröitymisen seurantaan liittyy vähemmän manuaalista työtä.
Ilmoittautumislomake toimii osana tapahtuman kulkua ja auttaa keräämään juuri ne tiedot, joita järjestäjä tarvitsee.
Toistuva rakenne on erityisen hyödyllinen, kun järjestät useamman kuin yhden tapahtuman, vaan sarjan kokouksia, työpajoja tai tapahtumia, joiden kulku on samanlainen.
Vieraiden ja kävijöiden rekisteröinti tapahtumaan tuntuu hallittavammalta, kun alusta itse auttaa pitämään prosessin järjestyksessä.
Evenda.io:n avulla tapahtuman ilmoittautumislomaketta voi käyttää paitsi perustietojen keräämiseen myös osallistujia koskevien lisätietojen keräämiseen.
Tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä vaaditaan usein muutakin kuin vain nimi ja sähköpostiosoite.
Eri tapahtumien järjestäjä saattaa tarvita osallistujien yhteystietoja, kommentteja, lisätietoja, osallistumismuotoa tai muita tietoja, jotka auttavat järjestämään tapahtuman paremmin.
Evenda.io:ssa nämä tiedot kerätään suoraan rekisteröitymisprosessin yhteydessä, eikä erillisenä kyselylomakkeena rekisteröitymisen jälkeen. Tämä auttaa säilyttämään yhteyden osallistujan, hänen vastaustensa ja itse tapahtuman välillä.
Tämä on erityisen hyödyllistä, jos haluatte paitsi rekisteröidä tapahtuman kävijät myös kerätä tarkempia tietoja osallistujista jo ilmoittautumisvaiheessa.
Sivu sopii tilanteisiin, joissa tarvitaan sekä ilmaista rekisteröitymistä että maksullista rekisteröitymistä prosessin seuraavana vaiheena.
Sopii kokouksiin, luentoihin, työpajoihin, yhteisötapahtumiin ja muihin tilaisuuksiin, joissa järjestäjän on vain kerättävä osallistujien ilmoittautumiset ja pidettävä vieraslista järjestyksessä.
Jos tapahtumaan liittyy osallistumismaksu, ilmoittautuminen voi olla osa laajempaa työnkulkua. Tällöin sivu itsessään on edelleen tapahtuman ilmoittautumissivu, eikä erillinen maksujen vastaanottamiseen tarkoitettu tuote.
Tällä sivulla käsitellään siis tapahtuman ilmaisen rekisteröitymisen, vieraiden rekisteröitymisen sekä maksullisen rekisteröitymisen skenaarioita, jos järjestäjä haluaa juuri tällaisen käynnistysmuodon.
Siirry seuraavaan vaiheeseen: maksun vastaanottoTapahtuman online-ilmoittautuminen on erityisen hyödyllistä tilanteissa, joissa on tärkeää nähdä osallistujat yhdessä paikassa eikä kerätä tietoja manuaalisesti.
Mestarikursseilla on tärkeää, että osallistujat rekisteröityvät selkeästi, että ryhmäkoko on rajattu ja että tapahtuman alkamista edeltävänä aikana voidaan kerätä lisätietoja.
Katso mestarikurssejaVieraiden rekisteröinti tapahtumaan auttaa yhteisöä ja tapahtuman järjestäjiä pitämään osallistujaluettelon selkeämpänä ja jäsenneltyinä.
Katso mitapitRetkien ja matkojen osalta vierailijoiden rekisteröinti tapahtumaan auttaa ottamaan huomioon ryhmän kokoonpanon ja varmistamaan, että osallistujia koskevat tiedot eivät häviä.
Katso matkatKoulutusmuodot vaativat usein osallistujien rekisteröinnissä enemmän järjestelmällisyyttä kuin mitä yksinkertainen kertaluonteinen lomake voi tarjota.
Katso koulutukset ja seminaaritYritystapahtumissa on tärkeää, että osallistujatiedot ovat järjestyksessä, ilmoittautuminen on selkeämpää ja tapahtuman työnkulun seuraavaa vaihetta voidaan kehittää.
Katso yritystapahtumatKun tapahtumaan pääsyä on rajoitettava, ilmoittautuminen auttaa pitämään vieraslistan ja pääsyn hallinnan järjestyksessä.
Katso suljetut tapahtumatTarkoituksena ei ole leimata mitään muotoa huonoksi, vaan ymmärtää, milloin järjestäjän on jo syytä laatia kattavampi tapahtuman ilmoittautumissuunnitelma.
Siksi tapahtuman ilmoittautumispalvelu ei ole järkevä sinänsä, vaan silloin, kun järjestäjä tarvitsee jo enemmän kuin pelkkää lomaketta, vaan luotettavamman ja kätevämmän tavan hoitaa osallistujien asioita.
Tapahtumaan ilmoittautuminen on usein ensimmäinen vaihe laajemmassa tapahtumaprosessissa. Alla on lueteltu Evenda.io:n muut ominaisuudet ilman, että niiden käyttötarkoitukset sekoittuvat toisiinsa.
Jos tarvitset erillisen tapahtumasivun esityskerrokseksi, tutustu tapahtumasivuun vaihtoehtoisena mahdollisuutena.
Jos rekisteröitymisen jälkeen on tarkoitus vastaanottaa maksu, se on prosessin seuraava erillinen vaihe, joka avautuu maksujen vastaanottosivulla.
Jos tarvitset rekisteröitymisen jälkeen digitaalisen lipun tai QR-koodin, se on jo erillinen sivusto, joka koskee QR-lippuja.
Jos vierailijoiden tarkastaminen paikan päällä on tärkeää, on järkevää jatkaa tätä vaihetta erillisellä sisäänkirjautumissivulla.
Jos tarkastelet asiaa laajemmassa perspektiivissä, järjestäjille tarkoitettu sivu osoittaa, miten rekisteröityminen sopii osaksi yleistä toimintamallia.
Jos valitset yksinkertaisen lomakkeen ja rakenteellisemman prosessin välillä, tutustu Evenda.io:n ja Google Forms:in vertailuun.
Käytä Evenda.io:ta, jos tarvitset tapahtumailmoittautumispalvelua, joka auttaa keräämään osallistujia, hoitamaan vierailijoiden ilmoittautumisen ja pitämään tiedot järjestyksessä ilman turhaa manuaalista työtä.