Vertailu tapahtuman järjestäjille, jotka pohtivat, miten tapahtumaan ilmoittautuminen toteutetaan: yksinkertaisen lomakkeen avulla vai kattavamman tapahtumasivun kautta, jossa kävijälle on tarjolla selkeä prosessi.
Molempia työkaluja voidaan käyttää rekisteröintien keräämiseen, mutta ne palvelevat hieman eri tarkoituksia.
Jos tavoitteena on vain saada nopeasti vastauksia ihmisiltä linkin kautta, Google Forms on usein riittävä ratkaisu.
Google Forms on kätevä yleiskäyttöinen lomake: määrität kentät, julkaiset linkin ja alat kerätä vastauksia. Pienimuotoiseen tapaamiseen, sisäiseen tapahtumaan tai yksinkertaiseen kiinnostuneiden listaan tämä riittää usein mainiosti.
Mutta jos järjestäjä tarvitsee selkeämmän prosessin tapahtumasivulta vahvistettuun ilmoittautumiseen ja osallistujien jatkokäsittelyyn, erikoistunut työkalu tuntuu yleensä kätevämmältä. Tässä tilanteessa Evenda.io ei ole niinkään kyselylomake, vaan täysimittainen tapahtuman ilmoittautumisprosessi.
Yleensä kyseessä ovat tilanteet, joissa on tärkeää kerätä nopeasti nimiä, yhteystietoja ja muutamia vastauksia ilman erillistä tapahtumasivua, monimutkaista rekisteröitymisprosessia tai suurta työmäärää osallistujien kanssa tehtävään jatkotyöhön.
Evenda.io on järkevä valinta, kun ilmoittautumisen tulisi olla osa tapahtumaa eikä erillinen lomake, ja kun tärkeää on selkeä rakenne, osallistujaluettelon hallinta, osallistujille esitettävät lisäkysymykset sekä toistettava prosessi uusille tapahtumille.
Tässä ei ole yhtä ainoaa oikeaa ratkaisua: valinta riippuu tilanteen monimutkaisuudesta sekä siitä, millaisen kokemuksen haluat tarjota järjestäjälle ja kävijälle.
Sopii tilanteisiin, joissa rekisteröinti on sisällöltään lähellä tavanomaista vastausmuotoa eikä vaadi erillistä tapahtumalogiikkaa.
On kätevämpää, kun tarvitset paitsi lomakkeen myös kattavamman mallin tapahtuman kävijöiden rekisteröintiin.
Tällä sivulla ei väitetä, että Google Forms olisi huono tai että Evenda.io olisi parempi ilman asiayhteyttä. Kyse on siitä, missä yksinkertaisen lomakkeen käyttö päättyy ja missä tapahtumaan osallistuvien vierailijoiden kattava rekisteröinti alkaa.
Alla oleva taulukko ei esitä abstrakteja etuja ja haittoja, vaan sen, miten molemmat lähestymistavat yleensä koetaan järjestäjän arjessa.
Google Forms on Google LLC:n tavaramerkki. Tämä sivu on riippumaton vertailu, joka perustuu tuotteen julkiseen markkinointiin ja järjestäjien tyypillisiin käyttötilanteisiin. Sen tarkoituksena ei ole väittää, että Google Forms ei soveltuisi lainkaan, vaan auttaa ymmärtämään, missä tilanteissa yksinkertainen lomake riittää ja missä tilanteissa erikoistunut tapahtumatyökalu on kätevämpi.
On tärkeää myöntää rehellisesti, että joissakin tilanteissa Google Forms on edelleen hyvä ja toimiva vaihtoehto.
Google Forms on kätevä, kun tehtävänä on ”laatia nopeasti ilmoittautumislomake ja kerätä vastauksia”.
Jos järjestät pienen kokouksen, luennon, sisäisen tapahtuman tai kertaluonteisen ilmoittautumiskierroksen, yleiskäyttöinen lomake voi vastata perustarpeisiisi. Määrität kentät, lähetät linkin ja alat kerätä vastauksia ilman monimutkaista käyttöönottoa.
Tällainen lähestymistapa on erityisen järkevä, kun järjestäjä ei tarvitse erillistä tapahtumasivua, ei vaadi monimutkaisempaa vahvistuslogiikkaa ja kun rekisteröityminen itsessään muistuttaa lähinnä kyselylomaketta tai lyhyttä ilmoittautumista.
Google Forms on ennen kaikkea yleiskäyttöinen lomake. Kun järjestäjä tarvitsee yhtenäisemmän prosessin osallistujien rekisteröintiin, vahvistamiseen ja hallintaan tietyn tapahtuman yhteydessä, lomakkeen ympärille joudutaan usein kokoamaan lisätoimenpiteitä manuaalisesti.
Jos tapahtumaan ilmoittautumisen tai lipun ostamisen yhteydessä tarvitaan muutakin kuin nimi ja sähköpostiosoite, Evenda.io:n avulla voit lisätä lisäkysymyksiä suoraan rekisteröitymislomakkeeseen.
Evenda.io-palvelussa rekisteröitymiseen voi sisältyä paitsi perustiedot, myös tiettyä tapahtumaa koskeva lisäkysely.
Tämä on kätevää, kun järjestäjän ei tarvitse kerätä tietoja vieraista erillisellä kyselylomakkeella rekisteröitymisen jälkeen, vaan heti osallistumisen vahvistamisen yhteydessä. Tällainen toimintatapa auttaa välttämään tietojen katoamisen ja liittämään vastaukset tiettyyn tapahtumaan sekä tiettyyn rekisteröitymiseen tai varaukseen.
Tuotteen logiikan mukaan tämä vastaa paremmin tapahtumakohtaista lomaketta rekisteröitymisprosessin sisällä: osallistuja täyttää kysymykset samassa paikassa, jossa hän vahvistaa osallistumisensa tai ostaa lipun, ja järjestäjä saa jäsennellympiä vastauksia ilman erillistä manuaalista yhteydenpitoa.
Tällainen lomake on hyödyllinen, jos ennen tapahtumaa on kerättävä lisätietoja osallistujasta: esimerkiksi vieraan ryhmä, osallistumismuoto, mieltymykset, kommentit tai muut tiedot, jotka ovat tärkeitä juuri kyseisen tapahtuman kannalta.
Käytännön näkökulmasta Evenda.io on kätevämpi silloin, kun ilmoittautumisen tulisi tuntua osana tapahtumaa eikä erillisenä teknisenä vaiheena.
Ilmoittautuminen liittyy tiettyyn tapahtumaan, joten järjestäjän on helpompi ajatella osallistujan kokonaisvaltaista polkua lomakkeen kenttien sijaan.
Kun käyttäjä näkee tapahtumasivun, kuvauksen ja rekisteröitymisen seuraavan vaiheen samassa paikassa, prosessi tuntuu yleensä luonnollisemmalta.
Tämä on tärkeää, jos halutaan antaa ammattimaisempi vaikutelma ja lyhentää tapahtuman esittelyn ja ilmoittautumisten keräämisen välistä aikaa.
Osallistujien tietoja on helpompi lukea ja käsitellä, kun ne on liitetty paitsi lomakkeeseen myös tiettyyn tapahtumakierrokseen, päivämäärään, tapahtumaan ja rekisteröitymisen yhteydessä kerättyihin lisätietoihin.
Jos tapahtumia tulee lisää, toistuva rakenne säästää aikaa ja vähentää tunnetta, että jokainen seuraava suoritus olisi koottava käsin.
Käytännössä tämä on erityisen hyödyllistä, jos et halua jatkuvasti yhdistellä lomakkeita, yksittäisiä viestejä, luetteloita ja tapahtumaan liittyvää osallistujien hallintaa.
On tilanteita, joissa yksinkertainen yleiskäyttöinen lomake voi todellakin riittää ilman, että on tarpeen siirtyä erikoistuneeseen palveluun.
Jos kyseessä on pienimuotoinen tapahtuma ja tarvitset vain nopean ilmoittautumislistan, ylimääräistä infrastruktuuria ei välttämättä tarvita.
Kun rekisteröintiprosessi rajoittuu muutamaan kenttään ilman monimutkaisia jatkotoimenpiteitä, lomake on edelleen tavanomainen vaihtoehto.
Jos rekisteröitymisen ei tarvitse näyttää osalta täysimittaista tapahtumasivua, yleiskäyttöinen käyttöliittymä voi riittää.
Kun monimutkaisia vahvistuksia, virallisia menettelyjä tai toistuvia toimintamalleja ei tarvita, yksinkertainen vastausten kerääminen riittää usein ongelman ratkaisemiseen.
Evenda.io on järkevä valinta tilanteissa, joissa rekisteröityminen on osa ammattimaisempaa ja toistuvaa tapahtumaprosessia.
Toistuva prosessi on erityisen tärkeä, kun käynnistyksiä on paljon eikä jokaista seuraavaa haluta aloittaa alusta.
Jos ilmoittautumisen on tarkoitus näyttää osana tapahtumaa eikä erillisenä lomakkeena, erikoistunut työkalu on yleensä kätevämpi.
Tämä on erityisen selvää, kun tiimi haluaa vähentää vahvistuksiin, luetteloihin, kyselyihin ja viestintään liittyvien yksittäisten vaiheiden määrää.
Jos tehtävänä ei ole pelkästään vastausten kerääminen, vaan myös selkeä yhteydenpito osallistujiin rekisteröitymisen jälkeen, Evenda.io sopii paremmin tähän tilanteeseen.
Niille tiimeille, jotka haluavat kehittää tapahtumasivujaan, osallistujien hallintaa ja toistuvia prosesseja omalla brändillään, Evenda.io tarjoaa yleensä kattavamman ratkaisun.
Kun tapahtuman järjestäjä etsii vaihtoehtoa Google Formsille tapahtumaan ilmoittautumista varten, hän vertaa yleensä paitsi käyttöliittymiä myös kahta erilaista toimintamallia.
Jos haluatte vain luoda Google-lomakkeen tapahtumaan ilmoittautumista varten, yleiskäyttöinen lomake voi riittää. Sen avulla voitte avata osallistujien ilmoittautumisen tapahtumaan nopeasti ja kerätä perustiedot ilman pitkiä asetusten määrittelyjä. Tämä vaihtoehto sopii hyvin sisäisiin kokouksiin, pieniin luentoihin, suljettuihin klubitapaamisiin ja yksittäisiin yksinkertaisiin tapahtumiin.
Mutta jos tehtävänä on ”luoda kätevä tapa rekisteröityä tapahtumaan verkossa”, järjestäjä alkaa yleensä tarkastella asiaa laajemmin. Hänelle eivät ole tärkeitä vain lomakkeen kentät, vaan myös itse tapahtumasivu, kävijän polku, rekisteröitymisen vahvistus, osallistujaluettelon rakenne, lisäkysymykset rekisteröitymisen yhteydessä sekä mahdollisuus toistaa tämä prosessi uusissa tapahtumissa.
Juuri tästä syystä tapahtumailmoittautumispalvelua valitaan usein Google Formsin sijaan – ei siksi, että lomake olisi huono, vaan siksi, että tapahtumailmoittautuminen on laajempi kokonaisuus. Kun tarvitaan järjestelmää tapahtuman kävijöiden ilmoittautumiseen, erikoistunut työkalu osoittautuu usein kätevämmäksi kuin yleiskäyttöinen lomake, jonka ympärille muut prosessit on rakennettava manuaalisesti.
Kun valitset tapahtuman ilmoittautumisalustaa, on yleensä hyödyllistä tarkastella erikseen tapahtumasivua, osallistujien hallintaa, analytiikkaa, sisäänpääsyn valvontaa ja lippujen myyntiprosesseja. Nämä osiot auttavat ymmärtämään, miten ilmoittautuminen integroituu laajempaan tapahtumainfrastruktuuriin.
Kokeile Evenda.io:ta, jos haluat hoitaa paitsi vastausten keräämisen myös selkeämmän tapahtumasivun, osallistujien ilmoittautumisen ja tapahtuman jatkokäsittelyn yhdellä kertaa.