Az Evenda.io segítségével egyetlen munkafolyamaton belül elindíthatja az esemény online regisztrációját, összegyűjtheti a résztvevőket, kezelheti a vendégek regisztrációját, és kényelmes regisztrációs űrlapot használhat az eseményhez.
Ez az oldal magáról a rendezvényre való regisztráció folyamatáról szól: nem a QR-jegyekről, nem a bejelentkezésről és nem a fizetésekről mint önálló feladatról, hanem arról, hogy a szervező hogyan tudja a résztvevők regisztrációit strukturáltabban és a kaotikus kézi adatgyűjtés nélkül összegyűjteni.
A szervezőnek általában nem csupán egy űrlapra van szüksége, hanem egy érthető és megismételhető módszerre, amellyel résztvevőket toborozhat az eseményre.
Az eseményre való online regisztráció olyan folyamat, amelynek során a látogató megtekinti az eseményre vonatkozó információkat, kitölti a regisztrációs űrlapot, megadja a szükséges adatokat, majd egy áttekinthetőbb részvételi folyamatba kerül. A szervező számára ez nem csupán egy módszer a kapcsolattartási adatok megszerzésére, hanem a résztvevők strukturált formában történő összegyűjtésére is.
Ezért a rendezvényre való regisztráció eltér a szokásos regisztrációs űrlapoktól. Nemcsak maga a regisztrációs űrlap fontos, hanem az is, hogy ezek az adatok hogyan kapcsolódnak az eseményhez, hogyan használhatók fel később, hogyan tekinthető meg a vendéglista, és hogyan ismételhető meg ugyanez a folyamat a következő rendezvényeknél.
Az Evenda.io segít egy áttekinthető folyamatot kialakítani az esemény létrehozásától a résztvevők regisztrációjának összegyűjtéséig.
A szervező meghatározza az esemény alapszerkezetét, amely alapján megnyílik a regisztráció a rendezvényre.
Az eseményre való regisztrációs űrlapot az adott helyzethez igazítják: milyen adatokat kell gyűjteni, és milyen formában.
Meg lehet határozni a kötelező és nem kötelező mezőket, valamint további kérdéseket is, ha az eseményhez részletesebb információkra van szükség a résztvevőkről.
Az eseményhez ingyenes regisztrációt lehet használni, vagy – ha ez illeszkedik a rendezvény koncepciójához – a regisztrációt fizetős részvételi díjhoz lehet kötni.
A közzététel után a szervező megkapja az eseményre vonatkozó kész online regisztrációs oldalt, amelyet közvetlen forgalomban, hírlevelekben, közösségi médiában és partnercsatornákon is felhasználhat.
Ezt követően szükség szerint összekapcsolhatók a munkafolyamat szomszédos lépései: az eseményoldal, a fizetés, a QR-kódos belépés vagy a bejelentkezés, anélkül, hogy a regisztráció mint önálló entitás elveszne.
Az oldal alapgondolata az, hogy a rendezvényre való regisztráció önálló termékfolyamat. A jegyek, a fizetések és a beléptetés ellenőrzése ugyan a következő lépések lehetnek, de nem helyettesítik magát a résztvevők toborzásának folyamatát.
A problémák különösen szembetűnőek, ha a rendezvényre érkező vendégek regisztrációja manuálisan vagy egymással nem összekapcsolt eszközök segítségével történik.
Amikor a jelentkezések egyszerre érkeznek be az űrlapokból, üzenetekből, hozzászólásokból és táblázatokból, a szervezőnek nehezebb átlátnia a résztvevőkkel kapcsolatos valós helyzetet.
Egy külön űrlap, egy külön táblázat, külön emlékeztetők és egy külön oldal felesleges kézi lépéseket eredményeznek ugyanazon regisztráció kapcsán.
Ha a regisztráció úgy tűnik, mintha csupán egy kontextus nélküli űrlap lenne, a résztvevőnek nehezebb megértenie, hogy pontosan mit is erősít meg, és hova kerülnek az adatai.
Minél több ember regisztrál, annál nehezebb kézzel rendet tartani az adatok, az állapotok és a résztvevők listái között.
A szervezőnek nem csupán egy válaszlista kell, hanem egy kényelmesebb rendszer a rendezvényre jelentkező résztvevők kezeléséhez.
Ha minden új kezdeményezést újra kell szervezni, akkor a rendszeres találkozók, a mesterkurzusok, a kirándulások és az oktatási programok hamar kezelhetetlenné válnak.
Az Evenda.io akkor hasznos, ha a rendezvényre való regisztrációt egy átfogóbb és ismétlődő rendezvényfolyamat részeként kell kezelni.
A szervező nem egy különálló űrlapot használ, hanem egy átfogóbb regisztrációs folyamatot az eseményre.
A regisztrált résztvevőkre vonatkozó információk egy adott eseményhez kapcsolódnak, és nem szóródnak szét különböző táblázatokban és csatornákban.
Kevesebb kézi munkát igényel a résztvevők adatainak rögzítése, a link elküldése és a regisztráció lebonyolítása.
A regisztrációs űrlap az esemény forgatókönyvének részeként működik, és segít pontosan azokat az adatokat összegyűjteni, amelyekre a szervezőnek szüksége van.
Az ismétlődő struktúra különösen akkor hasznos, ha nem egyetlen rendezvényt szervez, hanem egy sorozatot hasonló forgatókönyvű találkozókból, workshopokból vagy eseményekből.
A rendezvényre érkező vendégek és látogatók regisztrációja sokkal átláthatóbbnak tűnik, ha maga a platform segít a folyamat rendezettségének biztosításában.
Az Evenda.io lehetővé teszi, hogy az eseményre való regisztrációs űrlapot ne csak az alapvető elérhetőségek megadására használjuk, hanem a résztvevőkről szóló további információk rögzítésére is.
Az eseményre való regisztrációhoz gyakran nem elég csupán a név és az e-mail-cím megadása.
A különböző rendezvények esetében a szervezőnek szüksége lehet a résztvevők elérhetőségeire, megjegyzéseire, további adataira, a részvétel módjára vagy egyéb információkra, amelyek segítenek a folyamat jobb megszervezésében.
Az Evenda.io-n ezeket az adatokat közvetlenül a regisztrációs folyamat során gyűjtik, nem pedig egy külön kérdőívben a regisztráció után. Ez segít megőrizni a kapcsolatot a résztvevő, a válasza és maga az esemény között.
Ez különösen hasznos, ha nem csupán a rendezvényre érkező látogatók regisztrációjára van szükség, hanem már a jelentkezés során is pontosabb adatokat szeretne gyűjteni a résztvevőkről.
Ez az oldal olyan esetekre alkalmas, ahol egyrészt ingyenes regisztrációra van szükség, másrészt a folyamat következő lépéseként fizetős regisztrációra is.
Alkalmas találkozókra, előadásokra, mesterkurzusokra, közösségi rendezvényekre és egyéb eseményekre, ahol a szervezőnek egyszerűen csak össze kell gyűjtenie a résztvevők regisztrációit, és rendet kell tartania a vendéglistán.
Ha az eseményen való részvétel díjköteles, a regisztráció egy átfogóbb munkafolyamat része lehet. Ebben az esetben az oldal továbbra is az eseményre való regisztrációt szolgálja, és nem a fizetések fogadását, mint önálló szolgáltatást.
Ezzel az oldal lefed minden lehetséges forgatókönyvet: az ingyenes regisztrációt az eseményre, a vendégek regisztrációját az eseményre, valamint a fizetős regisztrációt, amennyiben a szervezőnek éppen ilyen formátumra van szüksége.
A fizetési mód megtekintése a következő lépéskéntAz eseményre való online regisztráció különösen akkor hasznos, ha fontos, hogy a résztvevőket egy helyen lehessen nyomon követni, és ne kelljen mindent kézzel összegyűjteni.
A mesterkurzusok esetében fontos a résztvevők pontos nyilvántartása, a csoportok létszámkorlátja, valamint az, hogy az esemény kezdete előtt további adatokat lehessen gyűjteni.
Mesterkurzusok megtekintéseA rendezvényre érkező vendégek regisztrációja segít a közösségnek és a szervezőknek abban, hogy a résztvevők listáját áttekinthetőbb és rendszerezettebb formában tartsák nyilván.
A meetupok megtekintéseA kirándulások és túrák esetében a látogatók regisztrációja segít nyomon követni a csoport összetételét, és biztosítja, hogy a résztvevőkkel kapcsolatos adatok ne vesszenek el.
Túrák megtekintéseAz oktatási programok esetében a résztvevők regisztrációja gyakran nagyobb mértékű rendszerezést igényel, mint amit egy egyszerű, egyszeri űrlap biztosítani tud.
Képzések és szemináriumok megtekintéseAz üzleti rendezvények esetében fontos a résztvevők adatainak rendezettsége, az átláthatóbb regisztráció, valamint az eseményfolyamat következő lépésének kidolgozási lehetősége.
Üzleti események megtekintéseHa az eseményre való belépést korlátozni kell, a regisztráció segít a vendéglistát és a belépési szabályokat áttekinthetőbbé tenni.
Zárt rendezvények megtekintéseA cél nem az, hogy bármelyik formát rossznak nyilvánítsunk, hanem az, hogy megértsük, mikor van szüksége a szervezőnek egy átfogóbb regisztrációs forgatókönyvre az eseményhez.
Ezért az eseményre való regisztrációs szolgáltatás nem önmagában értelmezhető, hanem akkor, amikor a szervezőnek már nem csupán egy űrlapra van szüksége, hanem egy megbízhatóbb és kényelmesebb megoldásra a résztvevőkkel való együttműködéshez.
A rendezvényre való regisztráció gyakran egy átfogóbb rendezvényfolyamat első lépése. Az alábbiakban bemutatjuk az Evenda.io kapcsolódó funkcióit, anélkül, hogy az egyes funkciók céljait összekevernénk.
Ha külön rendezvényoldalra van szüksége prezentációs rétegként, tekintse meg az eseményoldalt, mint alternatív lehetőséget.
Ha a regisztrációt követően fizetést kell fogadni, ez a folyamat következő, külön lépése, amely a fizetésfogadási oldalon jelenik meg.
Ha a regisztráció után digitális jegyre vagy QR-kódra van szükséged, akkor erre a QR-jegyekről szóló külön oldal szolgál.
Ha fontos a látogatók ellenőrzése a helyszínen, ezt a lépést érdemes egy külön bejelentkezési oldalon folytatni.
Ha tágabb perspektívából nézzük a feladatot, a szervezőknek szóló oldal bemutatja, hogyan illeszkedik a regisztráció az általános működési modellbe.
Ha az egyszerű űrlap és a strukturáltabb folyamat között kell választania, nézze meg az Evenda.io és a Google Forms összehasonlítását.
Használja az Evenda.io szolgáltatást, ha olyan rendezvényregisztrációs szolgáltatásra van szüksége, amely segít a résztvevők toborzásában, a vendégek regisztrációjának lebonyolításában és az adatok rendezettségének fenntartásában, anélkül, hogy felesleges kézi adatgyűjtéssel kellene foglalkoznia.