Το Evenda.io σας βοηθά να ξεκινήσετε την ηλεκτρονική εγγραφή σε μια εκδήλωση, να συγκεντρώσετε συμμετέχοντες, να διαχειριστείτε τις εγγραφές των επισκεπτών και να χρησιμοποιήσετε μια εύχρηστη φόρμα εγγραφής για την εκδήλωση, όλα σε μία ενιαία ροή εργασιών.
Αυτή η σελίδα αφορά την ίδια τη διαδικασία εγγραφής σε μια εκδήλωση: δεν αφορά τα εισιτήρια QR, ούτε το check-in, ούτε τις πληρωμές ως ξεχωριστή διαδικασία, αλλά συγκεκριμένα τον τρόπο με τον οποίο ο διοργανωτής μπορεί να συγκεντρώσει τις εγγραφές των συμμετεχόντων στην εκδήλωση με πιο οργανωμένο τρόπο και χωρίς τη χάος της χειροκίνητης καταγραφής.
Ο διοργανωτής συνήθως δεν χρειάζεται απλώς ένα έντυπο, αλλά έναν κατανοητό και επαναλαμβανόμενο τρόπο για να συγκεντρώσει τους συμμετέχοντες στην εκδήλωση.
Η ηλεκτρονική εγγραφή σε μια εκδήλωση είναι μια διαδικασία κατά την οποία ο επισκέπτης βλέπει πληροφορίες για την εκδήλωση, συμπληρώνει τη φόρμα εγγραφής, καταχωρίζει τα απαραίτητα στοιχεία και προχωρά σε μια πιο κατανοητή διαδικασία συμμετοχής. Για τον διοργανωτή, αυτό δεν αποτελεί απλώς έναν τρόπο συλλογής στοιχείων επικοινωνίας, αλλά και έναν τρόπο συγκέντρωσης των συμμετεχόντων με οργανωμένο τρόπο.
Γι' αυτό η εγγραφή των συμμετεχόντων σε μια εκδήλωση διαφέρει από ένα συνηθισμένο ερωτηματολόγιο. Σημαντικό δεν είναι μόνο το ίδιο το έντυπο εγγραφής στην εκδήλωση, αλλά και ο τρόπος με τον οποίο τα στοιχεία αυτά συνδέονται με την εκδήλωση, πώς θα αξιοποιηθούν στη συνέχεια, πώς θα προβληθεί ο κατάλογος των καλεσμένων και πώς θα επαναληφθεί η ίδια διαδικασία στις επόμενες διοργανώσεις.
Το Evenda.io σας βοηθά να οργανώσετε μια σαφή διαδικασία, από τη δημιουργία της εκδήλωσης μέχρι τη συλλογή των εγγραφών των συμμετεχόντων.
Ο διοργανωτής καθορίζει τη βασική δομή της εκδήλωσης, για την οποία θα ανοίξει η εγγραφή των συμμετεχόντων.
Η φόρμα εγγραφής στην εκδήλωση προσαρμόζεται ανάλογα με το συγκεκριμένο σενάριο: ποια στοιχεία πρέπει να συλλεχθούν και σε ποια μορφή.
Μπορείτε να ορίσετε υποχρεωτικά και προαιρετικά πεδία, καθώς και επιπλέον ερωτήσεις, εάν η εκδήλωση απαιτεί πιο λεπτομερείς πληροφορίες για τους συμμετέχοντες.
Για την εκδήλωση μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δωρεάν εγγραφή ή, αν αυτό ταιριάζει στο σενάριο της εκδήλωσης, να συνδέσετε την εγγραφή με μια πληρωμένη διαδικασία συμμετοχής.
Μετά τη δημοσίευση, ο διοργανωτής λαμβάνει μια έτοιμη φόρμα ηλεκτρονικής εγγραφής για την εκδήλωση, την οποία μπορεί να χρησιμοποιήσει στην άμεση επισκεψιμότητα, σε ενημερωτικά δελτία, στα κοινωνικά δίκτυα και στα κανάλια συνεργατών.
Στη συνέχεια, αν χρειαστεί, μπορείτε να συνδέσετε τα επόμενα στάδια της ροής εργασίας: τη σελίδα του γεγονότος, την πληρωμή, την πρόσβαση μέσω QR ή το check-in, χωρίς να χάσετε την ίδια την εγγραφή ως ξεχωριστή οντότητα.
Η βασική ιδέα της σελίδας είναι ότι η εγγραφή σε μια εκδήλωση αποτελεί ένα αυτόνομο σενάριο προϊόντος. Τα εισιτήρια, οι πληρωμές και ο έλεγχος εισόδου μπορεί να είναι τα επόμενα βήματα, αλλά δεν αντικαθιστούν την ίδια τη διαδικασία συγκέντρωσης των συμμετεχόντων.
Τα προβλήματα γίνονται ιδιαίτερα εμφανή όταν η εγγραφή των επισκεπτών σε μια εκδήλωση γίνεται χειροκίνητα ή μέσω ενός συνόλου ασύνδετων εργαλείων.
Όταν οι αιτήσεις προέρχονται ταυτόχρονα από φόρμες, μηνύματα, σχόλια και πίνακες, είναι πιο δύσκολο για τον διοργανωτή να έχει μια σαφή εικόνα των συμμετεχόντων.
Μια ξεχωριστή φόρμα, ένας ξεχωριστός πίνακας, ξεχωριστές υπενθυμίσεις και μια ξεχωριστή σελίδα δημιουργούν περιττά χειροκίνητα βήματα γύρω από την ίδια εγγραφή.
Εάν η εγγραφή μοιάζει με ένα απλό ερωτηματολόγιο χωρίς το πλαίσιο της εκδήλωσης, είναι πιο δύσκολο για τον συμμετέχοντα να καταλάβει τι ακριβώς επιβεβαιώνει και πού καταγράφονται τα στοιχεία του.
Όσο περισσότεροι άνθρωποι εγγράφονται, τόσο πιο δύσκολο είναι να διατηρηθεί η τάξη στα δεδομένα, τις καταστάσεις και τις λίστες των συμμετεχόντων με το χέρι.
Ο διοργανωτής δεν χρειάζεται απλώς μια λίστα απαντήσεων, αλλά ένα πιο εύχρηστο μοντέλο διαχείρισης των εγγραφών των συμμετεχόντων στην εκδήλωση.
Αν κάθε νέα δράση πρέπει να οργανώνεται από την αρχή, τότε οι τακτικές συναντήσεις, τα εργαστήρια, οι εκδρομές και οι εκπαιδευτικές δραστηριότητες γίνονται γρήγορα πιο δύσκολο να διαχειριστούν.
Το Evenda.io είναι χρήσιμο όταν η εγγραφή των συμμετεχόντων σε μια εκδήλωση πρέπει να εντάσσεται σε μια πιο οργανωμένη και επαναλαμβανόμενη ροή εργασιών για την εκδήλωση.
Ο διοργανωτής δεν χρησιμοποιεί ένα μεμονωμένο έντυπο, αλλά ένα πιο ολοκληρωμένο σενάριο εγγραφής στην εκδήλωση.
Οι πληροφορίες για τους εγγεγραμμένους συμμετέχοντες παραμένουν συνδεδεμένες με μια συγκεκριμένη εκδήλωση και δεν διασκορπίζονται σε διάφορους πίνακες και κανάλια.
Λιγότερη χειροκίνητη εργασία όσον αφορά την καταγραφή των συμμετεχόντων, την αποστολή του συνδέσμου και την παρακολούθηση της ίδιας της εγγραφής.
Η φόρμα εγγραφής λειτουργεί ως μέρος του σεναρίου της εκδήλωσης και βοηθά στη συλλογή ακριβώς των στοιχείων που χρειάζεται ο διοργανωτής.
Η επαναλαμβανόμενη δομή είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν διοργανώνετε όχι μία μόνο εκδήλωση, αλλά μια σειρά συναντήσεων, εργαστηρίων ή εκδηλώσεων με παρόμοιο σενάριο.
Η εγγραφή των καλεσμένων και των επισκεπτών σε μια εκδήλωση γίνεται πιο εύκολη στη διαχείριση, όταν η ίδια η πλατφόρμα συμβάλλει στη διατήρηση της τάξης κατά τη διάρκεια της διαδικασίας.
Το Evenda.io σας επιτρέπει να χρησιμοποιείτε τη φόρμα εγγραφής σε εκδήλωση όχι μόνο για τα βασικά στοιχεία επικοινωνίας, αλλά και για πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με τους συμμετέχοντες.
Η διαδικασία εγγραφής σε μια εκδήλωση συχνά απαιτεί περισσότερα στοιχεία από το όνομα και το email.
Για διαφορετικές εκδηλώσεις, ο διοργανωτής μπορεί να χρειαστεί στοιχεία επικοινωνίας, σχόλια, πρόσθετα στοιχεία για τους συμμετέχοντες, τον τρόπο συμμετοχής ή άλλες πληροφορίες που βοηθούν στην καλύτερη οργάνωση της διαδικασίας.
Στο Evenda.io, τα στοιχεία αυτά συλλέγονται απευθείας κατά τη διαδικασία εγγραφής και όχι μέσω ξεχωριστού ερωτηματολογίου μετά την εγγραφή. Αυτό βοηθά στη διατήρηση της σύνδεσης μεταξύ του συμμετέχοντα, των απαντήσεών του και της ίδιας της εκδήλωσης.
Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο αν χρειάζεστε όχι μόνο την εγγραφή των επισκεπτών στην εκδήλωση, αλλά και την πιο ακριβή συλλογή δεδομένων για τους συμμετέχοντες ήδη κατά τη φάση της εγγραφής.
Η σελίδα αυτή είναι κατάλληλη για περιπτώσεις όπου απαιτείται τόσο η δωρεάν συλλογή εγγραφών όσο και η εγγραφή με πληρωμή ως επόμενο βήμα της διαδικασίας.
Ιδανικό για συναντήσεις, διαλέξεις, εργαστήρια, εκδηλώσεις κοινότητας και άλλες δραστηριότητες, όπου ο διοργανωτής χρειάζεται απλώς να συγκεντρώσει τις εγγραφές των συμμετεχόντων στην εκδήλωση και να διατηρήσει την τάξη στον κατάλογο των προσκεκλημένων.
Εάν η εκδήλωση προϋποθέτει την καταβολή συμμετοχής, η εγγραφή μπορεί να αποτελεί μέρος μιας ευρύτερης ροής εργασιών. Ωστόσο, η ίδια η σελίδα παραμένει σελίδα εγγραφής στην εκδήλωση και όχι σελίδα για τη λήψη πληρωμών ως ξεχωριστό προϊόν.
Έτσι, η σελίδα καλύπτει τα σενάρια της δωρεάν εγγραφής σε μια εκδήλωση, της εγγραφής επισκεπτών σε μια εκδήλωση και της εγγραφής με χρέωση, εφόσον ο διοργανωτής επιθυμεί ακριβώς αυτή τη μορφή λειτουργίας.
Δείτε τη διαδικασία πληρωμής ως επόμενο βήμαΗ ηλεκτρονική εγγραφή σε μια εκδήλωση είναι ιδιαίτερα χρήσιμη σε περιπτώσεις όπου είναι σημαντικό να παρακολουθεί κανείς τους συμμετέχοντες σε μια ενιαία διαδικασία και να μην χρειάζεται να καταχωρεί τα στοιχεία χειροκίνητα.
Για τα εργαστήρια είναι σημαντική η σαφής εγγραφή των συμμετεχόντων, ο περιορισμός του αριθμού των συμμετεχόντων και η δυνατότητα συλλογής πρόσθετων στοιχείων πριν από την έναρξη της εκδήλωσης.
Δείτε τα σεμινάριαΗ εγγραφή των επισκεπτών σε μια εκδήλωση βοηθά την κοινότητα και τους διοργανωτές των συναντήσεων να διατηρούν τον κατάλογο των συμμετεχόντων σε πιο σαφή και οργανωμένη μορφή.
Δείτε τα meetupΣτις εκδρομές και τις περιηγήσεις, η εγγραφή των επισκεπτών στην εκδήλωση βοηθά να καταγραφεί η σύνθεση της ομάδας και να μην χαθούν πληροφορίες σχετικά με τους συμμετέχοντες.
Δείτε τα πακέτα διακοπώνΤα εκπαιδευτικά προγράμματα απαιτούν συχνά μεγαλύτερη οργάνωση στην εγγραφή των συμμετεχόντων από ό,τι μπορεί να προσφέρει μια απλή φόρμα εφάπαξ χρήσης.
Δείτε τα εκπαιδευτικά προγράμματα και τα σεμινάριαΓια τις επιχειρηματικές εκδηλώσεις, είναι σημαντική η οργάνωση των δεδομένων των συμμετεχόντων, μια πιο κατανοητή διαδικασία εγγραφής και η δυνατότητα ανάπτυξης του επόμενου σταδίου της ροής εργασιών της εκδήλωσης.
Δείτε τις επιχειρηματικές εκδηλώσειςΌταν η πρόσβαση σε μια εκδήλωση πρέπει να είναι περιορισμένη, η εγγραφή βοηθά να διατηρούνται πιο οργανωμένα ο κατάλογος των καλεσμένων και η λογική ελέγχου πρόσβασης.
Δείτε τις κλειστές εκδηλώσειςΟ στόχος δεν είναι να χαρακτηριστεί οποιαδήποτε μορφή ως κακή, αλλά να κατανοήσουμε πότε ο διοργανωτής χρειάζεται πλέον ένα πιο ολοκληρωμένο σενάριο εγγραφής στην εκδήλωση.
Επομένως, η υπηρεσία εγγραφής σε μια εκδήλωση δεν έχει νόημα από μόνη της, αλλά όταν ο διοργανωτής χρειάζεται πλέον όχι απλώς μια φόρμα, αλλά ένα πιο αξιόπιστο και εύχρηστο πλαίσιο συνεργασίας με τους συμμετέχοντες.
Η εγγραφή σε μια εκδήλωση αποτελεί συχνά το πρώτο βήμα μιας ευρύτερης ροής εργασιών για την εκδήλωση. Παρακάτω παρουσιάζονται οι σχετικές δυνατότητες του Evenda.io, χωρίς να συγχέονται οι σκοποί.
Αν χρειάζεστε μια ξεχωριστή σελίδα εκδήλωσης ως επίπεδο παρουσίασης, δείτε τη σελίδα εκδήλωσης ως μια εναλλακτική επιλογή.
Εάν μετά την εγγραφή πρέπει να λάβετε πληρωμή, αυτό αποτελεί ένα ξεχωριστό επόμενο βήμα της διαδικασίας, το οποίο εμφανίζεται στη σελίδα λήψης πληρωμής.
Εάν μετά την εγγραφή χρειάζεστε ψηφιακό εισιτήριο ή πρόσβαση μέσω QR, υπάρχει ήδη μια ξεχωριστή σελίδα για τα εισιτήρια QR.
Εάν είναι σημαντικό να γίνεται έλεγχος των επισκεπτών στον χώρο, είναι λογικό να συνεχίσετε αυτό το βήμα μέσω μιας ξεχωριστής σελίδας για το check-in.
Αν εξετάσετε το θέμα από μια ευρύτερη οπτική γωνία, η σελίδα για τους διοργανωτές δείχνει πώς εντάσσεται η εγγραφή στο γενικό επιχειρησιακό μοντέλο.
Αν διστάζετε μεταξύ μιας απλής φόρμας και μιας πιο δομημένης διαδικασίας, ρίξτε μια ματιά στη σύγκριση μεταξύ του Evenda.io και του Google Forms.
Χρησιμοποιήστε το Evenda.io αν χρειάζεστε μια υπηρεσία εγγραφής σε εκδηλώσεις που σας βοηθά να συγκεντρώνετε συμμετέχοντες, να διαχειρίζεστε τις εγγραφές των καλεσμένων και να διατηρείτε τα δεδομένα σας οργανωμένα χωρίς περιττή χειροκίνητη καταχώριση.